Peut-on perdre la certification ISO ?

Une fois que vous, en tant qu'entreprise, avez suivi le processus de certification ISO, quels sont les processus que vous devez suivre pour vous assurer de conserver vos certificats ISO ?

Être conforme à une certification ISO particulière ou à une série de certifications ISO peut être avantageux pour de nombreuses raisons. En plus de répondre aux exigences minimales en matière d'approvisionnement pour les contrats mondiaux, vous constaterez que la réputation et la compétitivité de votre entreprise augmentent également. Cependant, même un certificat de référence ISO ne durera pas éternellement, c'est pourquoi il est important de savoir exactement quand vos certifications expireront.

Perdre une certification ISO

Si vous ne renouvelez pas une certification ISO, vous la perdrez automatiquement à la date d'expiration. En fait, c’est le moyen le plus courant pour les entreprises de perdre une certification ISO. La plupart des certifications ISO sont valables de 12 mois à trois ans, mais cela peut varier. Vérifiez donc vos certifications ISO spécifiques pour déterminer la durée pendant laquelle elles sont applicables. L’avantage d’utiliser QAS est qu’un coordinateur client vous sera attribué qui vous contactera pour vous rappeler que votre certification ISO arrive à expiration.

Bien que le défaut de renouvellement soit le moyen le plus courant pour les entreprises de perdre une certification ISO, ce n’est pas la seule raison pour laquelle les entreprises peuvent perdre leur certification. Pour en savoir plus, jetez un œil à ces raisons supplémentaires pour lesquelles une entreprise pourrait se retrouver sans certification ISO:

Incapacité à résoudre les non-conformités

Au cours du processus d'audit initial, une ou plusieurs « non-conformités » peuvent être identifiées. Dans certains cas, une entreprise peut réussir un audit et obtenir la certification ISO sur la base du fait qu'elle résoudra ces non-conformités dans un délai déterminé. Si l’établissement ne le fait pas ou ne met pas en œuvre les actions convenues, il pourrait se voir retirer sa certification ISO.

Liquidation, faillite ou fermeture

Si une entreprise obtient la certification ISO mais ferme ses portes par la suite, la certification n'est plus applicable et est donc « perdue ». Dans certains cas, une entreprise peut ne pas fermer volontairement ses portes, mais être contrainte à la liquidation ou déclarer faillite. Lorsque cela se produit, la certification ISO ne peut plus s’appliquer et est également considérée comme perdue.

Défaut de maintenir les normes

Lorsqu’elles postulent à la certification ISO, les entreprises doivent démontrer qu’elles répondent à des normes particulières. Que vous demandiez un certificat de base en hygiène alimentaire ou tout autre type de certification ISO, vous devrez prouver que vous répondez aux normes requises via le processus de candidature et d'audit.

Cependant, le fait de satisfaire à ces normes au moment de l’audit ou de l’évaluation ne vous donne pas nécessairement le droit de conserver le certificat. Si vos processus ne répondent pas aux normes de certification, par exemple, votre certification pourrait par la suite être suspendue ou retirée.

Une approche laxiste en matière de maintenance ou de développement de processus internes peut conduire les entreprises à perdre par inadvertance une certification ISO pour laquelle elles ont travaillé dur. Pour éviter que cela ne se produise, il est important de maintenir les normes établies lors de l’approbation de votre certification.

Refus de participer aux audits de surveillance

Il est important de noter que tous les certificats de systèmes de gestion ISO nécessitent des audits de surveillance annuels dans le cadre du processus de maintien de la certification. Si un certificat dure trois ans avant d'expirer, par exemple, vous devrez peut-être organiser des audits de surveillance sur une base annuelle pour garantir que vous restez conforme aux normes établies. Si votre entreprise refuse de s’engager dans le processus ou ne prend tout simplement pas les dispositions nécessaires pour que ces audits de surveillance soient menés, cela pourrait entraîner la perte d’une certification ISO.

Violation des conditions contractuelles

Lorsque vous postulez pour une certification ISO, vous concluez un contrat avec le fournisseur de certification. Si vous ne respectez pas ces conditions par la suite, votre certification pourrait être suspendue ou retirée. Vous pourriez subir et réussir un audit ISO 14001 et avoir accepté de payer les frais d'audit dans un délai de 30 jours, par exemple. Si vous ne parvenez pas à effectuer le paiement convenu au préalable, cet oubli pourrait avoir un impact négatif sur votre entreprise et vous faire perdre la certification.

Suspension ou retrait de la certification

Si une entreprise obtient la certification ISO et que des problèmes surgissent qui menacent sa crédibilité, le certificat sera généralement suspendu plutôt que retiré immédiatement. Dans la plupart des cas, il sera conseillé aux titulaires de certificat de mettre en œuvre des mesures correctives pour remédier à la cause de la suspension.

Souvent, les titulaires de certificat devront le faire dans un délai déterminé et les suspensions ne peuvent excéder six mois, à moins qu'une prolongation ne soit accordée.

Si les mesures correctives n'ont pas été mises en œuvre dans les délais ou si elles ne sont pas suffisantes, un certificat peut être retiré.

Que se passe-t-il pendant une période de suspension ?

Si votre certificat ISO est suspendu, vous devrez prendre des mesures pour montrer que votre entreprise répond aux normes requises afin que votre certificat soit rétabli. Vous pourriez être amené à vous soumettre à des audits supplémentaires pour démontrer que les mesures correctives ont été efficaces, par exemple.

Pendant cette période, vous ne pourrez cependant pas utiliser votre certification ISO pour promouvoir vos services, produits ou marques. Cela peut avoir un impact considérable sur vos opérations et peut signifier que vous ne pouvez pas répondre à des appels d'offres ou faire pression pour des contrats en raison des exigences d'approvisionnement émises par d'autres entreprises.

De plus, vous ne pourrez pas utiliser de matériel promotionnel ou marketing contenant le numéro de certificat ISO ou le logo, ce qui pourrait nécessiter une refonte et une réédition hâtives des actifs de votre marque.

Conserver vos certifications ISO

L’obtention de la certification ISO est quelque chose qui mérite d’être célébré, mais le maintien et la conservation de vos certifications sont encore plus importants. Une gestion efficace des processus internes, une optimisation de routine et des demandes de renouvellement en temps opportun suffisent généralement pour conserver votre certification. Ne risquez donc pas de nuire à votre marque en ne vous engageant pas dans le processus de renouvellement.

N'oubliez pas que la collecte des informations dont vous avez besoin pour renouveler une certification ISO peut prendre du temps, alors assurez-vous d'en tenir compte dans votre emploi du temps. Si des audits de recertification sont nécessaires, par exemple, vous devrez les organiser à l'avance afin que le processus ne soit pas retardé.

Chez QAS International, nous possédons l'expertise et l'expérience nécessaires pour aider les entreprises à obtenir et à conserver les certifications ISO qui génèrent le plus de valeur pour leur organisation. Pour savoir comment nous pouvons vous aider, contactez-nous dès maintenant au 020 3198 9788 ou envoyez-nous un e-mail à info@qas-international.com